ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ
индивидуальным предпринимателям
на любой системе налогообложения
(495) 760-03-08
Без выходных с 10:00 до 20:00

График отпусков на 2016 год: как составлять и допустимо ли его изменение?

Бухгалтера, занимающиеся кадровым делопроизводством, знают, что по трудовому законодательству график отпусков утверждается на предприятии на позднее, чем за 2 недели до нового календарного года. Соответственно, к составлению документа стоит приступить ещё раньше.

Это значит, что у большинства предприятий график уже согласован и утверждён. Тем не менее, эта статья поможет проверить, всё ли было сделано правильно. Как известно, в график нужно включать всех работников, с которыми трудовые отношения оформлены договорами. Вы узнаете, можно ли вносить изменения в уже принятый график, каким образом это следует делать и в каких обстоятельствах это допустимо.

Что если у нового сотрудника пока нет права на отпуск?

Работник будет вправе уйти в отпуск только тогда, когда отработает на одном месте не менее шести месяцев. Даже если в вашем штате есть сотрудник, «не заслуживший» отпуск, его необходимо внести в график. Почему? Посудите сами: работодатель обязан предоставить каждому сотруднику отпуск до окончания его рабочего года - то есть не позднее 12-ти месяцев с момента приёма на работу. А значит в большинстве случаев рабочий год закончится раньше, чем календарный год, для которого и принимаются графики отпусков.

Что если сотрудник не использовал дни отпуска в прошлые года?

Бухгалтер в обязательном порядке определяет количество причитающихся дней отпуска для каждого сотрудника. При этом не нужно делить дни на два года, в случае, если рабочий год начался не в январе и не совпадает с календарным.

Компания обязана отправить в отпуск на количество дней, установленное законом. Исключением является только отпуск «за производственную вредность», который считается пропорционально количеству отработанных дней (в случае, если стаж работы на вредном производстве меньше, чем 11 месяцев).

Очень важно указать в графике общее количество отпускных дней, доступных работнику в рабочем году. Это позволит рассчитать пропорцию в том случае, если сотрудник соберётся увольняться.

При увольнении задача бухгалтера - удержать у сотрудника не отработанные, но использованные дни отпуска или же компенсировать дни, которые работник не успел отгулять.

Определяя общее количество доступных дней отпуска, нужно учитывать не только основной, но и так называемый дополнительный отпуск, если таковой положен сотруднику по закону или трудовому соглашению.

Все неиспользованные дни необходимо тщательно учитывать. Если сотрудник накопил отпускные дни в предыдущих периодах, то ему можно предоставить более длинный отпуск в наступающем 2016 году (прибавив неиспользованные дни к ежегодному отпуску) или в любой момент, по заявлению сотрудника. Во втором случае время предоставления отпуска устанавливается по договорённости с руководством компании.

Интересные ситуации при формировании графика отпусков.

Составляя график, учётный работник может обнаружить, что один сотрудник отгуляет за один год аж два отпуска, а второй - ни одного. Как это возможно?.

Всё объясняется тем, что рабочий год каждого отдельного сотрудника крайне редко совпадает с годом календарным. Чаще всего - не совпадает. А рабочий год, как известно, отсчитывается начиная с первого рабочего дня, отработанного в компании.

Начнём с первой ситуации. Представим, что работник устроился к вам 1.06.2015. Первым рабочим годом будет временной период с 1.06.2015 по 30.06.2016. Отправив сотрудника в отпуск в мае 2016 (за первый рабочий год) и в декабре 2016 (за второй рабочий год, срок которого - до 30 июня 2017), вы получаете ситуацию, описанную выше.

Как поступить в этом случае? Нужно обязательно сделать в графике пометку, за какие года предоставлены отпуска.

Вторая ситуация - когда у сотрудника в текущем году нет отпуска вообще, ни одного - может возникнуть при следующих обстоятельствах. Работник принят в компанию 1.12.2014. В мае 2015 он получил возможность уйти в отпуск за первый рабочий год.

Второй год будет длиться с 1.12.2015 по 30.11.2016. Однако по графику отпуск выпадает на декабрь 2015. Значит в 2016 году сотрудник останется без отпуска. Тем не менее, включать таких сотрудников в список нужно обязательно. Просто напротив их фамилий следует поставить примечания о полном использовании отпускных дней.

Когда отпуск можно предоставить «авансом»?.

По просьбе самого работника предприятие имеет право предоставить отпуск «авансом», то есть раньше, чем это установлено графиком. Это допустимо даже тогда, когда сотрудник ещё не отработал свои установленные законом полгода, но, к примеру, является совместителем.

Естественно, что если отпускные дни предоставлены авансом в полном объёме, то до конца своего рабочего года сотрудник не сможет взять отпуск. За один рабочий год - двенадцать месяцев - сотрудник должен получить один отпуск в полном объёме.

За 2-ой и последующие года отпуск предоставляется сотрудникам когда угодно, но, опять же, следует придерживаться графика.

Утвердив график, не забудьте ознакомить с ним каждого сотрудника. Не позднее, чем за две недели до начала отпуска, необходимо извещать об этом работников.

В законодательстве нет каких-то специальных правил о внесении изменений в графики. Но вносить изменения нужно хотя бы в тех случаях, когда сотрудники устраиваются на работу, или напротив, увольняются. В этих случаях либо вносятся дополнительные записи в документы, либо утверждается новый график.