ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ
индивидуальным предпринимателям
на любой системе налогообложения
(495) 760-03-08
Без выходных с 10:00 до 20:00

6-НДФЛ: сроки подачи, правила заполнения

С наступлением 2016 года все работодатели РФ - и организации, и ИП - обязаны подавать новую форму отчётности. Она была введена ФЗ от 02.05.2015 №113-ФЗ и получила название «6-НДФЛ». По сути данная форма представляет собой не персонифицированный отчёт о суммарной величине НДФЛ, уплаченного предприятием по каждому работнику.

Отчёт необходимо сдавать раз в квартал, и крайним сроком считается последний день второго месяца, следующего за кварталом. Таким образом, крайние сроки в 2016 году, с учётом всех выходных и праздников, будут следующие: 3 мая, 1 августа, 31 октября и 3 апреля (уже 2017 года).

Что касается формы подачи, то она зависит от количества сотрудников в компании. Если в штате числятся менее 25 человек, то отчёт можно сдать на бумажном носителе, а если больше 25 - то только в электронном виде.

6-НДФЛ является дополнением формы 2-НДФЛ и, можно сказать, её контрольным отчётом. Так, несмотря на разницу в детализации, итоговые суммы в обеих декларациях должны быть равны. Что если они окажутся разными? Скорее всего, налоговая инспекция разработала порядок действий и на этот случай. Вероятно, на предприятии будет проведена налоговая проверка.

Правила оформления 6-НДФЛ

Работник будет вправе уйти в отпуск только тогда, когда отработает на одном месте не менее шести месяцев. Даже если в вашем штате есть сотрудник, «не заслуживший» отпуск, его необходимо внести в график. Почему? Посудите сами: работодатель обязан предоставить каждому сотруднику отпуск до окончания его рабочего года - то есть не позднее 12-ти месяцев с момента приёма на работу. А значит в большинстве случаев рабочий год закончится раньше, чем календарный год, для которого и принимаются графики отпусков.

Что если сотрудник не использовал дни отпуска в прошлые года?

Основное, что нужно знать о заполнении новой формы:

• Она состоит из четырёх разделов.
• Суммы нужно указывать в полных рублях, без копеек. Причём, если выходит сумма менее 50 копеек, то она просто не берётся в расчёт, а вот если больше, то нужно округлить её в большую сторону.
• Все графы заполняются слева направо.
• Исправления не допускаются: ни корректором, ни каким бы то ни было другим способом.
• Печать отчёта должна быть только односторонней.
• Пустые клетки заполняются прочерком.
• Листы нужно скреплять аккуратно, так, чтобы не портить документ.
• Заполнять отчёт можно только синими, чёрными или фиолетовыми чернилами.

В общем-то, эти правила всем бухгалтерам хорошо известны, но повторение никогда не бывает лишним.

Заполнение титульного листа

1. В верхней части листа следует указать ИНН и КПП (для предпринимателей только ИНН). В графе «Страница» необходимо вписать «001».

2. В поле «Номер корректировки» ставим три нуля, если отчётность первичная, и «001» (002 и т.д.), если корректирующая.

3. В графе «Отчётный период» нужно указать код отчётного периода. Если это первый квартал, то ставим «21».

4. Далее вписываем налоговый период - 2016 год, код налогового органа и код по месту нахождения. Оба кода - если вы их ещё не знаете - можно уточнить в своей налоговой инспекции.

5. В большое поле «Налоговый агент» с самого начала строки нужно вписать полное или сокращённое (если есть) название компании. Например, ООО «Юпитер». Не забывайте, что каждый знак должен быть в отдельной клеточке, в том числе и кавычки. Если декларация заполняется индивидуальным предпринимателем, то фамилия, имя и отчество должны быть вписаны полностью, без сокращений. При наличии двойной фамилии дефис обязателен (например, Литейников-Михайлов Стас Алексеевич).

6. Код деятельности по ОКВЭД. Здесь, должно быть, всё понятно. Найти код можно в учредительной документации.

7. Код реорганизации указывается цифрой, если же реорганизаций не было, то ставим прочерк.

8. Номер контактного телефона. Его обязательно указывать с кодом города и 8-кой. В оставшиеся пустые клетки не забываем ставить прочерки.

9. Указываем количество страниц - 003 и, если есть какие-либо приложения в качестве справочной информации, указываем, на скольких они листах.

10. Последнее, что нужно заполнить на титульном листе - подтверждение достоверности сведений. В верхнюю клеточку ставим код 1 или 2 в зависимости от того, что подписывает отчёт: сам налоговый агент или его представитель. Ниже нужно написать ФИО лица, подтверждающего достоверность сведений. Важно: фамилия, имя и отчество нужно написать в разных строках и в пустых клетках после каждого слова поставить прочерки. Если подписывать отчёт будет представитель, то под ФИО указываем все данные доверенности. Ещё ниже ставим подпись и дату в формате «день-месяц-год». Если, к примеру, число 5-тое, не забываем ставить впереди ноль (05). Поле справа заполняется работником налогового органа, его трогать не нужно.

Заполнение первого раздела

В него входят строки 010-040. Заполнять их нужно в соответствии со следующими правилами:

1. ИНН и КПП - те же, что и на титульном листе, страница - 002.

2. По строке 010 - КБК, а по строке 020 - ОКТМО. Узнать их можно на сайте налоговой инспекции.

3. По строке 030 нужно указать сумму НДФЛ, удержанного в отчётном периоде.

4. По строке 040 указывается количество работников по принципу «одно физическое лицо — один человек».

Заполнение второго раздела

В него входят строки 050-150. При заполнении обратите внимание на следующие моменты:

1. В строке 050 нужно указать ставку налога, как правило, это 13%.

2. 060 - код дохода. Вписываем «2000», если только речь не идёт о каком-то другом доходе.

3. 070 - здесь необходимо указать сумму дохода по тому коду, что указан слева. Это должна быть итоговая сумма дохода по всем работникам за отчётный квартал. Не забываем ставить прочерки после сумм и нули после точки.

4. 080 - ставим код вычета по указанному коду дохода. Все коды можно спросить в инспекции.

5. 090 - указываем сумму вычета на отчётный квартал. Строк с кодом 080 и 090 несколько, заполнять их нужно исходя из количества предоставляемых вычетов по НДФЛ.

6. 110 - ещё раз прописываем сумму дохода за период.

7. 120 - указываем сумму всех вычетов.

8. 130 - здесь нужно указать сумму, на которую и будет начисляться НДФЛ (сумма доходов минус сумма вычетов).

9. 140 - в данной строке пишем сумму налога к уплате (рассчитывается как строка 130, умноженная на ставку налога в строке 050).

10. 150 - здесь нужно указать сумму уплаченных платежей, уменьшающих сумму налога. Ну, а если их нет, то поставить 0 и прочерки.

11. Внизу страницы не забудьте поставить подпись и дату.

Заполнение третьего раздела

В него входят строки 160 и 170, отображающие сведения о налоговых вычетах. В строке 160 нужно написать код вычета, а в строке 170 - его сумму за период.

Если вычеты отсутствуют, то в строке 160 ставим прочерки, а в строке 170 - 0 рублей 00 копеек.

Заполнение четвёртого раздела

Раздел содержит в себе информацию о суммах дохода и уплаченного с него налога по каждому месяцу отчётного квартала. Информация отражается по строкам 180-200 и 220.

1. Строка 180. Здесь нужно написать код дохода, аналогичный тому, что указали в строке 060.

2. Строка 190 должна содержать в себе дату выплаты дохода предприятием (получения его физ.лицами). Строка должны быть заполнена не менее 3 раз. К примеру, если заработная плата на предприятии выплачивается 5-го числа, то нужно вписать 3 даты: 05.02.2016, 05.03.2016 и 05.04.2016.

3. В строках 200 и 220 нужно указать сумму дохода и сумму удержанного НДФЛ в каждом месяце отчётного периода соответственно. Чтобы рассчитать эти суммы, нужно итоговые суммы дохода и налога разделить на 3.

4. В конце снова ставим подпись.

Таковы правила заполнения нового отчёта по НДФЛ. Ещё один важный момент, о котором нужно знать - ответственность за несдачу отчёта. Если налоговый агент - а им может быть как организация, так и ИП - просрочил предоставление отчёта в инспекцию на 10 дней, то ФНС может применить к нему две меру воздействия:

• приостановить операции по его счетам;

• наказать штрафом в разделе 1000 рублей за каждый месяц просрочки.

Заполняйте новую форму правильно, сдавайте её вовремя, и вряд ли вызовите нарекания со стороны налоговой инспекции.